高島市で法律事務所（滋賀弁護士会所属）

事件量が増えすぎて，行動が壊れかけていたので建て直しをはかり，
どうにかタスク管理方法を確立したのでエントリします。

現在タスク管理全体としては，次の３つのツールを併用しています。

Flow

http://www.getflow.com/

Nozbe

http://www.nozbe.com/

Toodledo

http://www.toodledo.com/

従前，GTDの考え方を元に色々なタスク管理ツールを試していたのですが，
どれも上手くいきませんでした。

GTDの発想として，１個のタスクは，次々と処理できるように，
タスクリストを見た瞬間に迷わず行動が決まる程度の大きさで入力します。
「準備書面を書く」というのはタスクとしては大きすぎ，
「～の点に関する裁判例を調査」
「～の点について文献調査」
「～の点について依頼者に確認」
などの大きさで１つのタスクを構成するわけです（これでも大きすぎるかもしれない）。

弁護士として，訴訟，交渉，リサーチ，レビュー，講演など
数十から百以上にのぼる仕事を並行して行っているわけで
１の仕事について数十のタスクが発生しますから，全体のタスクは数千に及びます。

そして，これらのタスクの中には，
期日のあるもの
一定の条件下で期日の決まるもの
自分の意思でやるかやらないか決まるもの（期日がない）
などが混在していたのです。

これらを単一のツールで管理をすると，あっというまに全体を見渡すことができなくなり，漏れが発生します。

必要を感じる機能を総合するとOmniFocusは可能性があったのですが，
事務所のメイン機がWindowsであるために適用できませんでした。

色々試行している中で出会ったのが
「クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう! 」
でした。

この本で良かったのは，
やらなければいけないことを「プロジェクト」と「タスク」の二層に分離して
２つのツールで管理するという点でした。
これにより，タスク数が膨大であったとしても，比較的見通しが良くなります。

その他，着実に実行する仕組みがちりばめられていて，
ついつい手を付けずに置いてしまうリスクが低下します。

しかし困った点もありました。

最大の難点は，管理する「プロジェクト」について「締切日」を必須とする点でした。

私は，従前１件の仕事をそのまま１つのプロジェクトとして把握していました。
しかし，この方法の場合，プロジェクトの締切日を設定することは不可能です。

たとえば，訴訟の場合，
１回の口頭弁論で欠席判決となって新しい作業を必要としないこともありますが，
反論されて準備書面の作成が必要となる場合もあります。
訴訟の行方は相手の出方によるので，
１つの仕事を１つのプロジェクトとして扱うと，締切日は設定できないのです。

そこで，１つの仕事を期日が設定できるサイズまで分解して把握することにしました。
この場合，
「訴状提出」（期日は自分で決める）
「準備書面１送付」（口頭弁論があれば期日が決まる）
などが１つのプロジェクトとなります。

すると，プロジェクトをさらに事件ごとに束ねる必要が出てきます。

この束を便宜上「ミッション」と呼びますが，
ミッションには，
締切日のあるプロジェクト
締切日のまだ定まっていないプロジェクト
の両方が含まれることになり，
「クラウド時代のタスク管理の技術」で紹介されているメインシステムではおさまり切りません。
そこで，ミッション管理のための層としてもう１層追加しています。

まとめると，
仕事についてやるべき事を思いついた時点（多くは受任直後）で
ミッション管理にやるべきことを書き殴り，
期日があるものはプロジェクト管理ツールに入力し，
それをタスクに分解してやるべき日時を割り当てて実行するという流れになります。

先のツールとの対応関係ですが

Flow（ミッション管理）

http://www.getflow.com/

Nozbe（プロジェクト管理）

http://www.nozbe.com/

Toodledo（タスク管理）

http://www.toodledo.com/

となっています。

具体的な管理方法ですが，次の３冊を併読していただければ理解していただけるものと思います。